Qualifizierte Freiwillige zu finden, die sofort in ihrem Programm mitarbeiten können, wäre schön, ist aber meistens Wunschdenken. Es sei denn, Sie nehmen jeden und vertrauen auf ein selbstorganisierendes Chaos. Besser sollten Sie etwas Zeit und Mühe investieren und die Schulung und Einarbeitung von Ehrenamtlichen genauso ernst nehmen wie eine normale Mitarbeiterschulung.
Das Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, die Erwartungen der Freiwilligen mit Ihren eigenen organisatorischen Zielen und Programmerwartungen in Einklang zu bringen. Am wichtigsten ist, dass Freiwillige verstehen, wie sie Ihrer gemeinnützigen Organisation helfen können, die Mission voranzutreiben.
Formulieren Sie ein exakte Stellenbeschreibung
Wenn Sie wirklich gute Kandidaten für Ihre Freiwilligenarbeit rekrutieren wollen, müssen Sie die Bereiche, wo noch Hilfe gebraucht wird, genau definieren und eine exakte Stellenbeschreibung anfertigen. Das erhöht die Chance auf passende Freiwillige, die einerseits den Aufgaben langfristig gewachsen sind und die andererseits mit ihrer Rolle zufrieden sind. Beide Parteien können während der Einarbeitung jederzeit auf die Stellenbeschreibung zurückgreifen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Ihre Freiwilligen haben naturgemäß bestimmte Vorstellungen und Erwartungen über ihre Rolle und die Charaktereigenschaften Ihres Vereins. Um die Zufriedenheit Ihrer Freiwilligen zu gewährleisten, ist es deshalb wichtig, zu Beginn Ihrer gemeinsamen Arbeit klar zu kommunizieren, was ihre Organisation erwartet und was nicht. Und was sie bieten kann und was nicht.
Werfen Sie ihre Kandidaten nicht „ins kalte Wasser“!
Und lassen Sie die Leute nicht im Regen stehen.
Onboarding ist ein Kommunikationsprozess, um neue Freiwilligengruppen auf annähernd den gleichen Stand zu bringen wie die übrigen Engagierten in ihrem Verein. Wer bei jedem zweiten Handgriff erst fragen muss, wie etwas gemacht wird oder warum das so gemacht wird, könnte etwas missmutig werden. Das gilt besonders für stressige Situationen, in den es einfach funktionieren muss.
Im Onboarding-Prozess sollten neue Freiwillige die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen erlernen, um effektiv und im Einklang mit der Organisationskultur tätig zu werden. Etwas abgucken zu müssen von Kolleg:innen, die es auch nicht so genau wissen, kann im Endeffekt zu suboptimalen Ergebnissen führen.
Nennen Sie konkrete Ansprechpartner
Eine Liste aller Tätigkeitsprofile innerhalb Ihrer Organisation kann ihre Neulinge dazu animieren, motiviert auf eine gewünschte Stelle hinzuarbeiten und mehr Verantwortung zu übernehmen. Wenn Sie es schaffen, eine Art Orientierungshandbuch für Freiwillige zu erstellen, in dem alle Kontaktinformationen hinterlegt sind, können die Freiwilligen bei Fragen und Anregungen sofort die Zuständigkeiten herausfinden.
Mit Organigrammen beschreiben Sie die Rollen der leitenden Mitarbeiter:innen und ihre Funktionen. Ihre Freiwilligen sollten idealerweise das Gefühl haben, dass ihre Erwartungen gehört und ihre Fragen beantwortet werden.
Vergessen Sie den Spaßfaktor nicht
Für die jüngeren Generationen ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem Freiwillige Spaß haben und Freude an ihrer Arbeit gewinnen.
Ein positives Umfeld zeichnet sich dadurch aus, dass Freiwillige problemlos persönliche, emotionale und berufliche Kontakte aufbauen können. Bereits während des Onboarding-Prozesses sollte der Grundstein für Verbindungen zwischen Freiwilligen sowie zwischen Freiwilligen und Mitarbeitern gelegt werden.
Das Zugehörigkeitsgefühl zu einer starken Gemeinschaft trägt wesentlich dazu bei, eine Identifikation mit der Organisation zu stärken. Wie wäre es mit einem Kennenlern-Ritual? Organisieren Sie informelle Zusammenkünfte, bei denen Freiwillige und Mitarbeiter einander kennenlernen. Darüber hinaus könnten Sie ein Tandem-Programm entwerfen, bei dem erfahrene Freiwillige die neuen Engagierten für einen bestimmten Zeitraum begleiten.
Stellen Sie Meilensteine in Aussicht
Bei dieser Gelegenheit kann man auch etwas über die Vision und die Geschichte der Organisation erzählen. Die Gründungsgeschichte einer gemeinnützigen Organisation ist immer spannend und inspirierend.
Nähren Sie auch die Aussicht auf den weiteren Kompetenzerwerb durch Schulungen und Förderprogramme. Die Aussicht, später einmal in Leitungspositionen hineinzuwachsen, ist für viele Freiwillige extrem motivierend. Weiterbildung bedeutet Anerkennung und Vertrauen. Ihre Ehrenamtlichen werden sich bald als Teil der Organisation fühlen und auch draußen begeistert von diesem Verein erzählen.
Für Sie zusammengefasst von zukunft-ehrenamt.net
Lassen Sie mich die Vorteile einer präzisen Stellenbeschreibung noch einmal hervorheben:
Reflexion: Durch eine genaue Definition der Aufgaben in Ihrer Organisation schärfen Sie nicht nur das Profil Ihres Vereins, sondern erleichtern auch potenziellen Freiwilligen die Suche nach einem passenden Engagement.
Akquise: Eine klare Stellenbeschreibung unterstützt Sie dabei, neue Mitglieder zu gewinnen, indem sie transparent darlegt, was von ihnen erwartet wird und welche Möglichkeiten zur Mitarbeit bestehen.
Klarheit: Im Falle von Unstimmigkeiten bietet das Stellenprofil eine verlässliche Grundlage für Klärungen und verhindert Missverständnisse über Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche.
Schutz vor Überforderung: Durch ein gut definiertes Stellenprofil können Ehrenamtliche jederzeit nachsehen, was von ihnen erwartet wird und was nicht, was dazu beiträgt, Überforderung zu vermeiden und ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen.
Wenn Sie Unterstützung brauchen, um vom Wissen ins Handeln zu kommen:
zukunft-ehrenamt.net - Das Z im Ehrenamt!
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